Event dla miasta – organizacja wydarzeń publicznych
Organizacja eventów miejskich i wydarzeń dla mieszkańców na postawie zrealizowanych 9 Pikników z Klimatem w Warszawie.
Case study produkcji wydarzenia
Piknik z klimatem był jednym z najważniejszych ekologicznych wydarzeń plenerowych organizowanych dla mieszkańców Warszawy. Event dla miasta organizowany był co roku w ostatnią niedzielę wakacji i miał charakter rodzinnego pikniku edukacyjnego poświęconego tematyce klimatu, ochrony środowiska oraz zrównoważonego rozwoju.
W latach 2011–2019 producentem wydarzenia była Agencja Eventowa RAKi, która odpowiadała za kompleksową realizację wszystkich edycji pikniku. Łącznie zrealizowaliśmy 9 edycji wydarzenia, przygotowując każdorazowo rozbudowaną przestrzeń piknikową, scenę wydarzenia oraz liczne strefy aktywności ekologicznych dla mieszkańców miasta.
Piknik z klimatem był przykładem wydarzenia miejskiego, które skutecznie łączyło edukację ekologiczną, program artystyczny oraz rodzinny charakter pikniku plenerowego.
Założenia ogólne
Głównym celem eventu dla miasta było promowanie działań proekologicznych oraz budowanie świadomości mieszkańców w zakresie ochrony klimatu.
Wydarzenie łączyło elementy:
- edukacji ekologicznej
- spotkań i rozmów z ekspertami
- programu artystycznego
- warsztatów i aktywności dla dzieci oraz rodzin
Dzięki takiej formule uczestnicy mogli nie tylko zdobywać wiedzę, ale także aktywnie uczestniczyć w wydarzeniu i poznawać praktyczne rozwiązania związane z ochroną środowiska.
Produkcja i logistyka
Agencja RAKi odpowiadała za kompleksową produkcję wydarzenia.
Zakres realizacji obejmował między innymi:
- opracowanie koncepcji produkcyjnej wydarzenia
- przygotowanie infrastruktury eventowej
- produkcję sceny oraz zaplecza technicznego
- koordynację programu scenicznego
- organizację stref aktywności ekologicznych
- współpracę z partnerami wydarzenia
- koordynację logistyczną wydarzenia
Każda edycja pikniku wymagała szczegółowego zaplanowania przestrzeni wydarzenia oraz przygotowania infrastruktury dla wielu partnerów i organizacji biorących udział w projekcie.
Zielona przestrzeń
Jednym z najbardziej charakterystycznych elementów scenografii Pikniku z klimatem była specjalnie przygotowana zielona strefa piknikowa.
Na potrzeby każdej edycji wydarzenia wykładano żywą trawę z rolki o powierzchni około 1000 m². Dzięki temu uczestnicy mogli korzystać z naturalnej, zielonej przestrzeni piknikowej i odpoczywać na prawdziwej murawie.
Strefa ta była miejscem relaksu, spotkań oraz przestrzenią, w której odbywały się liczne aktywności przygotowane przez partnerów wydarzenia.
Partnerstwo dla klimatu
Jednym z najważniejszych elementów wydarzenia była obecność członków platformy Partnerstwo dla Klimatu.
Organizacje i instytucje zrzeszone w tej inicjatywie przygotowywały podczas każdej edycji liczne działania edukacyjne i warsztatowe dla uczestników pikniku.
Wśród nich znajdowały się między innymi:
- warsztaty ekologiczne dla dzieci i dorosłych
- interaktywne gry edukacyjne
- strefy informacyjne dotyczące ochrony środowiska
- prezentacje projektów związanych z działaniami proklimatycznymi
Dzięki temu wydarzenie miało nie tylko charakter rozrywkowy, ale również bardzo silny wymiar edukacyjny i społeczny.
Atrakcje i strefy wydarzenia
Ważnym elementem programu Pikniku z klimatem była obecność znanych artystów oraz osób publicznych, które swoim wizerunkiem wspierały ideę ochrony klimatu.
Wśród gości wydarzenia znaleźli się między innymi: Artur Barciś, Joanna Szczepkowska, Krystyna Janda, Krystyna Czubówka, Edyta Jungowska, Olga Borys, Tamara Arciuch, Reni Jusis, Wojciech Majchrzak, Andrzej Niemirski, Sydney Polak, Rafał Królikowski, Włodek „Paprodziad” Dembowski, Bartek Kasprzykowski, Piotr Polk, Henio Gołębiewski, Artur Partyka, Sebastian Chmara, Łukasz Zagrobelny.
Ich udział pozwalał dotrzeć z przekazem dotyczącym ochrony środowiska do szerokiego grona odbiorców i zwiększał zainteresowanie wydarzeniem wśród mieszkańców Warszawy.
Zaplecze techniczne
Scena z zadaszeniem stanowiła centralne miejsce wydarzenia. Specjalna scenografia i meble na scenie stanowiły ważny element wydarzenia. Na scenie odbywały się wszystkie rozmowy z zaproszonymi gośćmi. Nagłośnienie estradowe oraz ekran LED stanowiły uzupełnienie techniki estradowej niezbędnej do prawidłowego przeprowadzenia pikniku. Wszystkie atrakcje piknikowe umiejscowione były w namiotach, które jednocześnie naturalnie wyznaczały przestrzeń Pikniku.
Efekt realizacji
Frekwencja
Każda edycja przyciągała około 5000 uczestników, co daje łącznie kilkadziesiąt tysięcy osób biorących udział w wydarzeniu na przestrzeni lat. Piknik był wydarzeniem otwartym, skierowanym zarówno do mieszkańców Warszawy, jak i turystów odwiedzających stolicę.
Efekt wizualny
Plac Zamkowy na kilka godzin zmieniał się w zieloną, atrakcyjną przestrzeń piknikową – pojawiały się trawniki, namioty tematyczne, strefy warsztatowe i animacyjne.
Spójna koncepcja wizualna oraz podział na strefy tematyczne tworzyły przyjazne i estetyczne miejsce wypoczynku w samym centrum miasta.
Przebieg wydarzenia
Event dla mista „Piknik z klimatem” każdorazowo był wydarzeniem intensywnym programowo, ale dobrze zorganizowanym logistycznie. Uczestnicy mogli swobodnie korzystać z licznych atrakcji: warsztatów ekologicznych, gier plenerowych, animacji dla dzieci, pokazów oraz stref edukacyjnych.
Wydarzenie przebiegało płynnie, bez przestojów, a odpowiedni podział na strefy pozwalał równomiernie rozłożyć ruch uczestników.
Korzyści dla klienta
Realizacja cyklu „Piknik z klimatem” przyniosła wymierne efekty:
- bardzo wysoka frekwencja i duże zainteresowanie wydarzeniem
- skuteczne dotarcie do szerokiej grupy odbiorców
- budowanie pozytywnego wizerunku organizatora
- promocja tematyki ekologicznej w atrakcyjnej formie
- stworzenie rozpoznawalnego, cyklicznego wydarzenia miejskiego
Wnioski z realizacji
Piknik pokazał, że dobrze zaprojektowane wydarzenie plenerowe w przestrzeni miejskiej może łączyć edukację, rozrywkę i integrację. Kluczowe znaczenie miały: różnorodność atrakcji, czytelny podział stref oraz dopasowanie programu do uczestników w każdym wieku.
Chcesz zorganizować event dla miasta lub podobne wydarzenie?
Skontaktuj się z nami – przygotujemy koncepcję, produkcję i zaplecze techniczne dopasowane do Twojego eventu.